HELSINGIN KAUPUNKI
Korkeasaaren eläintarha
REKISTERISELOSTE
Asiakasrekisterijärjestelmä
23.9.2010
SISÄLTÖ
1. REKISTERIN NIMI
2. REKISTERIN PITÄJÄ
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
4. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
8. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
9. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
10. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
11. REKISTERIN SUOJAAMINEN
12. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA
HÄVITTÄMINEN
13. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
14. TARKISTUSOIKEUS
15. TIEDON KORJAAMINEN
16. KIELTO-OIKEUS
1 REKISTERIN NIMI
Helsingin kaupungin Korkeasaaren eläintarhan asiakasrekisteri.
2 REKISTERIN PITÄJÄ
Korkeasaaren eläintarha
3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Vastuuhenkilönä toimii verkkosuunnittelija Henrik Sundén.
Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm: tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa, huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta, huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus
4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Rekisteriasioita hoitava henkilö on verkkosuunnittelija Henrik Sundén.
Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.
5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Järjestelmän tarkoitus on pitää rekisteriä eläintarhan asiakkaista ja yhteistyökumppaneista (yrityksistä, yhteisöistä ja yksityisistä henkilöistä) asiakassuhteiden ja/tai yhteistyösuhteiden hoitamiseksi.
Rekisteriä käytetään palveluiden tuottamiseen sekä palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaille. Tietoja käytetään Korkeasaaren eläintarhan ja/tai yhteistyökumppaneiden markkinointiviestinnän kohdistamiseen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle. Lisäksi rekisteri tukee tutkimustoimintaa ja tilastointia.
6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Tietosisällön muodostavat seuraavat asiakkuustiedot mikäli asiakas on ne Korkeasaaren eläintarhalla toimittanut:
Etu- ja sukunimet / yrityksen nimi / yhteisön nimi
Syntymäaika / Y-tunnus
Osoitetiedot
Demografiatiedot (ammatti, koulutus yms.)
Yhteyspuhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
Yhteysfaksinumero
Yhteyssähköpostinumero
Kieli
Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
Asiakashistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen/asiakkaalta, ostetut palvelut, avustajista mm. vaatekoko, erityisosaaminen, ammatti, tehtävät, joissa he haluaisivat toimia ja/tai ovat toimineet avustajina Korkeasaaressa, opettajilta mm. luokka-aste, joita opettaa, luokan koko jne.).
Vuosilippuasiakkaista tallennetaan valokuva.
Yritys- ja yhteisöasiakkailta on tiedot yritysten yhteyshenkilöistä ja heidän tehtävästään yrityksessä ja Käyttäjätiedot
Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot saadaan suoraan asiakkailta; yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä kuten Suomen Posti Oyj:n ja Väestörekisterikeskuksen osoitepalvelua tarpeen vaatiessa.
8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan vain Helsingin kaupungin hallintokeskuksen oikeuspalveluille tai talous- ja suunnittelukeskukselle ostoreskontraa varten. Toimintakertomuksia, tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka
eivät sisällä henkilötietoja.
9 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
Rekisteriä käyttävät Korkeasaaren eläintarhan hallinnon, asiakaspalvelun ja markkinoinnin henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti Korkeasaaren eläintarhan markkinointi- ja asiakaspalveluhenkilöstö.
Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
10 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Helsingin kaupungin Korkeasaaren eläintarhan asiakasrekisteri on vain Korkeasaaren käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.
11 REKISTERIN SUOJAAMINEN
Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Korkeasaaren eläintarhan käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmä toimii Aldata Solution Finland Oy:n hallinnoimalla palvelimella, johon on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelin sijaitsee ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin.
12 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Käyttäjän tiedot säilyvät rekisterissä niin kauan kunnes käyttäjä ne itse poistaa käyttäen web-rajapintaa omien tietojensa hallintaan. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa myös väärinkäytöstilanteissa. Järjestelmästä otettuja varmuuskopioita säilytetään kuukausi, jonka jälkeen ne hävitetään.
13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Rekisteröinnin yhteydessä henkilölle annetaan tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisterijärjestelmään. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä viraston vastuuhenkilöillä ja kaupungin www-sivuilla.
14 TARKISTUSOIKEUS
Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa ja rekisterin käyttäjätunnukset omaava henkilö on töissä silloin. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.
15 TIEDON KORJAAMINEN
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.
16 KIELTO-OIKEUS
Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta.
