Rekisteriseloste

HELSINGIN KAUPUNKI
Korkeasaaren eläintarha

SISÄLTÖ
1. REKISTERIN NIMI
2. REKISTERIN PITÄJÄ
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
4. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
8. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
9. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
10. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
11. REKISTERIN SUOJAAMINEN
12. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
13. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
14. TARKISTUSOIKEUS
15. TIEDON KORJAAMINEN
16. KIELTO-OIKEUS
17. REKISTERIHALLINTO
18. SISÄISEN REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

1 REKISTERIN NIMI

Helsingin kaupungin Korkeasaaren eläintarhan asiakasrekisteri

2 REKISTERIN PITÄJÄ

Korkeasaaren eläintarha

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii vs. hallintopäällikkö Heikki Santti.

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitava henkilö on markkinointipäällikkö Jannika Joutsenniemi.

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoitus on pitää rekisteriä eläintarhan asiakkaista ja yhteistyökumppaneista (yrityksistä, yhteisöistä ja yksityisistä henkilöistä) asiakassuhteiden ja/tai yhteistyösuhteiden hoitamiseksi.

Rekisteriä käytetään palveluiden tuottamiseen sekä palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaille. Tietoja käytetään Korkeasaaren eläintarhan ja/tai yhteistyökumppaneiden markkinointiviestinnän kohdistamiseen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle. Lisäksi rekisteri tukee tutkimustoimintaa ja tilastointia.

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat seuraavat asiakkuustiedot:

• etu- ja sukunimet / yrityksen nimi / yhteisön nimi
• syntymäaika / Y-tunnus
• osoitetiedot
• demografiatiedot (ammatti, koulutus yms.)
• yhteyspuhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
• yhteysfaksinumero
• yhteyssähköpostinumero
• kieli
• asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• asiakashistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen/asiakkaalta, ostetut palvelut)
• yritys- ja yhteisöasiakkailta on tiedot yritysten yhteyshenkilöistä ja heidän tehtävästään yrityksessä ja käyttäjätiedot
  laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta; yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi käytetään julkisia
tietolähteitä kuten Suomen Posti Oyj:n ja Väestörekisterikeskuksen osoitepalvelua.

8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan vain Helsingin kaupungin hallintokeskuksen oikeuspalveluille tai talous- ja suunnittelukeskukselle ostoreskontraa varten. 

Toimintakertomuksia, tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

9 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttävät Korkeasaaren eläintarhan hallinnon, asiakaspalvelun ja markkinoinnin henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti Korkeasaaren eläintarhan markkinointi- ja asiakaspalveluhenkilöstö.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.  Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

10 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

11 REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Korkeasaaren eläintarhan käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuk-
sia.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.  Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

12 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Käyttäjän tiedot säilyvät rekisterissä niin kauan kunnes käyttäjä ne itse poistaa käyttäen web-rajapintaa omien tietojensa hallintaan. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa myös väärinkäytöstilanteissa. Järjestelmästä otettuja varmuuskopioita säilytetään kuukausi, jonka jälkeen ne hävitetään.
 
13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

14 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta.  Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa ja rekisterin käyttäjätunnukset omaava henkilö on töissä silloin. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

15 TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä.  Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä.  Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

16 KIELTO-OIKEUS

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta.